Sabes que el consentimiento informado es obligatorio.
Sabes que tiene que ver con la ética, la confidencialidad y el RGPD.
Pero en el día a día pasa esto:
- Lo imprimes a última hora.
- Olvidas cuándo lo firmó cada paciente.
- Tienes consentimientos en papel, otros en fotos de WhatsApp, otros en PDFs perdidos en carpetas con nombres imposibles.
- Y, si un día alguien te pide “toda la documentación”, empiezas a sudar.
La buena noticia: no necesitas un máster en gestión documental. Necesitas un único sistema simple, que puedas repetir con todos los pacientes sin pensar demasiado.
En este artículo te explico:
- Cuándo firmar el consentimiento informado.
- Cómo organizar los papeles/archivos.
- Dónde guardarlos para poder dormir tranquilo.
Y al final te enseño cómo lo hago yo con Firmable para tenerlo automatizado.
¿qué es (de verdad) el consentimiento informado?
Sin entrar en lenguaje jurídico, para una consulta de psicología el consentimiento informado es:
Un documento donde el paciente sabe en qué se está metiendo, con quién, para qué, cómo se van a tratar sus datos y qué derechos tiene. Y te lo firma libremente.
Suele incluir, al menos:
- Datos de identificación del profesional y del paciente.
- Explicación sencilla del tipo de intervención/servicio.
- Posibles riesgos o límites (por ejemplo, límites de confidencialidad).
- Información sobre tratamiento de datos: quién los guarda, para qué, durante cuánto tiempo, con qué base legal.
- Derechos del paciente (acceso, rectificación, supresión, etc.).
- Firma, fecha y lugar.
A partir de ahí, cada colegio profesional / asesoría puede matizar detalles, pero la idea central es esta: no es un papel para cubrir expediente, es una conversación que dejas por escrito.
Cuándo firmar el consentimiento
Errores habituales:
- Dejarlo “para más adelante” y nunca llega.
- Mandarlo por WhatsApp sin explicarlo bien.
- Soltarlo en los últimos 2 minutos de sesión: “fírmame esto rápido y ya está”.
Una pauta razonable:
- Antes de iniciar formalmente el proceso psicológico.
- Habitualmente, en la primera sesión (o incluso antes, si trabajas online y lo envías por adelantado).
- Después de haber explicado:
- Cómo trabajas.
- Cómo vas a manejar sus datos.
- Cómo se gestionan las citas, las cancelaciones, etc.
Y recuerda: si cambias algo importante (por ejemplo, el uso de sus datos para formación, supervisión grabada, cambio de plataforma, etc.), actualiza el consentimiento y vuelve a recogerlo.
Cómo organizar los consentimientos en papel sin volverte loco
Si sigues trabajando con papel, como mínimo necesitas:
- Un lugar físico fijo: un archivador o cajón exclusivo para documentación clínica.
- Un sistema de clasificación por paciente:
- Carpeta individual por paciente (nombre + código).
- O separadores alfabéticos, pero que siempre siga la misma lógica.
- Flujo mínimo viable
- Imprimes varias copias del consentimiento y las tienes preparadas.
- En la primera sesión, explicas y firmas: Una copia se la lleva el paciente y la otra se queda en tu archivo.
- Guardas los consentimientos nuevos en su carpeta o separador.
- El archivador se guarda bajo llave (confidencialidad básica).
- Extra, si quieres hacer las cosas bien, lleva una hoja de control
- Nombre/código del paciente
- Fecha de firma del consentimiento
Observaciones (p.ej. “consentimiento grabación supervisión firmado el…”).
Cómo organizar consentimientos digitales (escaneados o PDF)
Si trabajas en digital, el riesgo ya no es perder papeles, sino perderte en las carpetas.
Estructura de carpetas clara
Por ejemplo:
- Pacientes/01_Consentimientos_firmados/
- Dentro, uno de estos dos sistemas:
- Una carpeta por paciente.
- O todos juntos, pero con el nombre del archivo bien pensado.
Nombres de archivo que tengan sentido
Ejemplos:
- 2026-01-15_Consentimiento_Informado_Paciente_0045.pdf
Lo importante es que, con solo leer el nombre, sepas:
- Qué es.
- De quién es.
- De qué fecha.
Copias de seguridad y acceso limitado
- Guarda estos documentos en un lugar con copia de seguridad automática (ej. Drive/OneDrive/iCloud de manera profesional).
Evita tener consentimientos desperdigados en USBs, ordenadores personales sin clave, etc.
Así lo hago yo con Firmable
Después de probar un poco de todo (papel, escaneos, fotos, PDFs por correo…), terminé cansado de:
- Buscar consentimientos en mil sitios diferentes.
- Perder tiempo gestionando firmas.
- Preguntarme si aquello tenía suficiente validez probatoria.
Por eso empecé a usar un sistema único: Firmable.
Mi flujo actual es algo así:
- Tengo mi modelo de consentimiento informado en Firmable
Está adaptado a mi práctica de psicólogo sanitario y revisado. Cuando necesito enviarlo, lo selecciono desde mi panel. - El paciente rellena sus datos personales en un formulario
- Le llega un enlace seguro por email
- El paciente firma con OTP y sello de tiempo
- Recibe un código de un solo uso (OTP) para validar que es él/ella.
- Se genera un sello de tiempo y un informe de firma que refuerza la validez probatoria del documento.
- Firmable genera el PDF y lo archiva automáticamente
- Se guarda un PDF firmado con todos los datos de la firma.
- El documento queda disponible para mí en mi panel, organizado por paciente y fecha.
- El paciente también recibe su copia
¿Qué gano con este sistema?
- Dejo de pelearme con el papel.
- Tengo una única fuente de verdad: si necesito un consentimiento, sé exactamente dónde está.
- Mejoro mi seguridad jurídica (OTP, sello de tiempo, registro de la firma).
Y, sobre todo, libero tiempo mental para dedicarme a lo que importa: mis pacientes.
Te invito a probar el mismo sistema que uso en mi consulta:
👉 Así lo hago yo con Firmable.
Conviertes el consentimiento informado en algo simple, organizado y automatizado, en lugar de una preocupación constante.